PEDOMAN DAN FUNGSI KEGIATAN MANAJEMEN KEPROTOKOLAN DAN MC

A.    Pedoman

Pada umumnya orang menganggap bahwa protokol adalah orang yang bertugas dengan pakaian lengkap menyibukkan diri mengatur pelaksanaan upacara atau peristiwa tertentu. Anggapan ini memang benar, tetapi belum menggambarkan sepenuhnya tentang MC dan PROTOKOLER yang sebenarnya. Pengertian protokol dan MC tidak hanya mengangkut pengaturan upacara atau acara saja, tetapi merupakan salah satu aspek saja dari unsur protokol dan MC.

Adapun pedoman protokol dan MC sebagai berikut:

1.        Memiliki sikap ramah tamah (courtesy)

2.        Perlu ketelitian dalam segala hal (correct)

3.        Tanamkan rasa percaya diri (self confidence)  

Ketiga pedoman diatas harus dimiliki dan dijalankan oleh protokol dan MC karena dalam melaksanakan tugas jika acara/ upacara itu berjalan dengan sukses tanpa ada kendala maka tidak akan ada orang yang akan mengingat, tetapi lain halnya ketika upacara/acara tersebut ada kesalahan dalam melaksanakan tugas maka tidak akan ada seorangpun yang akan melupakan.

Selain dari tiga pedoman diatas ada juga yang menyatakan ada lima pedoman ataupun hal yang harus dimiliki oleh Protokol dan MC yaitu:

1.      Memiliki bakat yang memadai

2.      Percaya Diri

3.      Pandai beradaptasi

4.      Etika yang baik

5.      Kemampuan olah suara yang baik

Walaupun terdapat perbedaan tetapi semua pedoman yang tertera diatas harus dimiliki oleh seorang protokoler dan MC agar dalam pelaksanaan tugasnya bisa tercapai dan menghasilkan sesuatu yang baik yang sesuai dengan harapan.

B.     Fungsi

Untaian kegiatan dalam mengatur tugas protokol dan MC , pada pokoknya mencakup enam fungsi, yaitu:

1.        Perancanaan (planning)

2.        Pengorganisasian (organizing)

3.        Penggerakkan (actuating)

4.        Pengawasan (controlling)

5.        Pengkoordinasian (coordinating)

6.        Pengambilan keputusan (decision  making)

Masing-masing fungsi memiliki cirri dan tugas tersendiri dan dalam hal pelaksanaan semuanya merupakan hal yang mutlak harus dilaksanakan agar upacara/ acara bisa berjalan dengan sukses.

1.        Fungsi perencanaan

Fungsi ini mencakup kegiatan, memilih dan mengkaitkan fakta untuk menciptakan dan memfornulasikan serangkaian kegiatan yang diusulkan dalam rangka mencapai suatu tujuan tertentu sesuai dengan kehendak yang telah ditetapkan bersama.

Dari fungsi perencanaan ini akan didapat manfaat bahwa seluruh kegiatan diarahkan kepada suatu tujuan tertentu, menurut tata urutan yang tepat, sehingga seluruh kegiatan akan serasi dan mencapai keberhasilan.

Disini dapat pula dicegah terjadinya beberapa celah pemborosan waktu, tenaga, non materiil dan sebagainya, karena kita hanya menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang perlu atau penting saja sesuai dengan ketetapan bersama tadi. Misalnya dalam melaksanakan upacara pelantikan pejabat lingkungan kantor tertentu perlu perencanaan yang matang agar acara tersebut mencapai objek yang diinginkan.

2.        Fungsi pengorganisasian

Kegiatan yang termasuk fungsi ini adalah menentukan sub fungsi. Fungsi yang dianggap penting untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan melimpahkan wewenang dan tanggung jawab seperlunya kepada orang-orang yang dapat diserahi ataupun dapat dipercaya melaksanakannya.

Dari fungsi ini dapat dicapai manfaaf:

• Setiap petugas protokol dan MC mengetahui kegiatan atau sikap apakah yang harus dilakukan
• Hubungan kerja antara petugas dapat ditentukan secara jelas
• Kegiatan para petugas terkoordinasikan, terarah dan menghasilkan kesatuan tindakan
• Para petugas beserta peralatan yang tersedia dapat didayagunakan dan mencapai hasil guna yang optimal

Dalam hal ini pengorganisasian suatu cara perlu dilakukan secara terpadu dengan melibatkan beberapa orang atau unit kerja yang terkait

3.        Fungsi penggerakkan

Kegiatan penggerakkan dimaksudkan untuk supaya segenap petugas dapat mencapai tujuan yang tepat sesuai dengan fungsi perencanaan, pengorganisaisian sebagai mana yang telah dilakukan oleh pemimpin.

Manfaat dari adanya fungsi ini adalah penting artinya, karena berprinsip meletakkan perhatian hanya kepada orang-orang sekeliling terkait, sebab, orang memiliki kepribadian, dapat berfikir, percaya diri, berpengawasan atas pekerjaannya sendiri.

4.        Fungsi pengawasan

Kegiatan pengawasan adalah penentuan suatu hal yang telah dilaksanakan, menilai dan bila perlu mengambil langkah-langkah perbaikan agar pelaksanaan suatu tugas/ pekerjaan dapat berjalan sesuai dengan rencana semula.

Setelah fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, dan penggerakkan dapat terlaksana dengan sempurna, maka, rasanya fungsi kepengawasan menjadi kurang berperan. Tetapi dalam kenyataannya, tidak satu fungsipun dapat terlaksana dengan sempurna, selalu saja kita temukan kekurangan, kelemahan dan sebagainya. Oleh karena itu fungsi kepengawasan tetap diperlukan dalam mengontrol beberapa kegiatan dalam suatu rangkaian pekerjaan tertentu.

5.        Fungsi pengkoordinasian

Kegiatan pengkoordinasian adalah kegiatan menyatu padukan dan menyerasikan upaya-upaya petugas, yang menyangkut kualitas, kuantitas, waktu, personil maupun pengarahannya, sehingga menghasilkan tindakan-tindakan yang bersatu padu, serasi, tepat sasaran dan mencapai tujuan.

Dengan melaksanakan fungsi ini dengan baik dan benar maka dapat diperoleh hasil kerja yang tepat, dicagah pemborosan dalam bentuk apapun. Tanggung jawab dan wewenang yang dilimpahkan dapat tercapai sesuai sasaran, tanpa ada tumpang tindih (over lapping). Koordinasi antara berbagai unit kerja terkait dalam acara tertentu sangat penting guna mencapai hasil kerja yang optimal.

6.        Fungsi pengambilan keputusan

Pada pokoknya fungsi adalah kegiatan memilih satu tindakan dianta beberapa kemungkinan untuk bertindak (alternative) dalam berbagai keadaan dalam melaksanakan kegiatan tertentu.

Di dalam melaksanakan setiap fungsi tersebut diatas kita tentu dihdapkan pada tindakan mengambil keputusan. Biasanya fungsi pengambilan keputusan ini berada pada seorang ketua panitia atau pemimpin proyek sehingga kita sering mendengar perkataan orang bahwa kewenangan untuk mengambil keputusan dilakukan dalam rangka melaksanakan kegiatan management suatu proyek atau kegiatan.

Demikianlah enam fungsi management yang erat hubungannya dengan upaya mensukseskan pelaksanaan tugas-tugas keprotokolan dan MC dalam berbagai kegiatan. .

KEPUSTAKAAN 

http://edwi.dosen.upnyk.ac.id

Januharso,Trijono.1997.Pedoman Keprotokolan Dan MC.Semarang.Dahara prize